Goal: Write a clear, precise and polite request or complaint that explains the problem and says exactly what you expect.
Where to use it in the TCF
- « Expression écrite » (writing), Task 1: the reader may be a neighbour or a manager, and the message may contain a request.
- « Expression écrite » in the TCF IRN: Task 1 consists of replying to a message, which may include a request.
- « Compréhension écrite » (reading): knowing how a request is built helps you read everyday letters.
The five-step plan
| Step | Purpose | Wording |
|---|---|---|
| Subject | Announce the subject | « Je me permets de vous écrire au sujet de… » |
| Context | Give the references | « J'ai commandé le 12 mai un aspirateur (commande n° 4521). » |
| Problem | Describe the facts, without emotion | « L'appareil ne s'allume pas depuis sa livraison. » |
| Request | Say what you expect | « Je vous demande de bien vouloir procéder à son remboursement. » |
| Closing | Deadline and thanks | « Je vous remercie de me répondre dans les meilleurs délais. » |
The vocabulary of requests
- Asking politely: « je souhaiterais », « je voudrais savoir si », « pourriez-vous », « je vous serais reconnaissant de ».
- Asking firmly: « je vous demande de bien vouloir », « je vous prie de », « je compte sur vous pour ».
- What you can obtain: « un remboursement, un échange, une réparation, un avoir, un dédommagement, un rendez-vous » (a refund, an exchange, a repair, a store credit, compensation, an appointment).
- Giving a deadline: « dans les meilleurs délais », « avant le 30 juin », « sous huit jours » (as soon as possible, before June 30, within a week).
« Pourriez-vous m'indiquer les horaires d'ouverture du service pendant l'été ? »
« Je vous serais reconnaissante de bien vouloir m'envoyer une attestation de paiement. »
Staying firm without being aggressive
An effective complaint relies on facts, not anger. Replace judgments with observations and threats with next steps.
| Avoid | Prefer |
|---|---|
| « Votre service est nul. » | « Je constate que ma demande est restée sans réponse. » |
| « Je veux mon argent tout de suite ! » | « Je vous demande de bien vouloir me rembourser sous huit jours. » |
| « Vous vous moquez de moi. » | « Malgré mes deux relances, le problème n'est toujours pas réglé. » |
A complete example
A practice message we wrote ourselves, addressed to a landlord.
« Madame Lefèvre, je me permets de vous écrire au sujet du chauffage de l'appartement que je loue au 8 rue des Tilleuls. Depuis le 3 novembre, les radiateurs du salon et de la chambre ne chauffent plus. Je vous ai prévenue par téléphone le 5 novembre, mais aucun technicien n'est encore venu. Avec le froid, le logement devient difficile à vivre. Je vous demande donc de bien vouloir faire intervenir un chauffagiste avant la fin de la semaine. Je reste disponible pour lui ouvrir. Je vous remercie par avance et vous prie d'agréer, Madame, mes salutations distinguées. Karim Benali »
A common mistake
✗ Je veux que vous me remboursez rapidement.
✓ Je vous demande de bien vouloir me rembourser rapidement.
After « je veux que », the subjunctive is needed (« remboursiez »), and « je veux » is too direct for a reader you address as « vous ». « Je vous demande de bien vouloir » is firm and polite.
Frequently asked questions
How do I start a complaint letter?+−
Should I set a deadline in a complaint?+−
Can I mention taking further action?+−
Which documents should I mention in the letter?+−
Practice exercise with answers
1. Which sentence gives useful references at the start of a complaint?
2. Which phrase is both firm and polite?
3. Fill in the blank: « Je vous serais reconnaissant de bien vouloir … un rendez-vous. »
4. In what order should you present a complaint?
Next step
- Lesson: French letter and email closings (« formules de politesse »)
- Vocabulary: « La consommation et l'argent »(in French)
- Get feedback on my writing
Put this lesson into practice
Write a TCF task and get an estimated level based on the official criteria. With the 14-day free trial. How we check the correction