Goal: Choose the right opening and closing for the person you are writing to, and write them correctly in a letter as well as an email.
The golden rule: the ending answers the beginning
A French letter opens with a greeting (« Madame, », « Monsieur le Directeur, ») and ends with a closing that repeats that same greeting, between two commas. If you start with « Madame, Monsieur, », you end with « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, … ».
In a formal letter, you do not write the surname after « Madame » or « Monsieur »: « Madame, », not « Madame Martin, ». This is the opposite of English "Dear Ms. Martin". In an email, however, « Bonjour Madame Martin, » is common and well accepted.
Début : « Monsieur le Directeur, » Fin : « Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes salutations distinguées. »
Début : « Madame, » Fin : « Je vous prie de recevoir, Madame, mes salutations distinguées. »
Phrases by situation
First choose the situation, then take the opening and the closing from the same row. Do not mix two rows.
| Situation | Greeting | Closing |
|---|---|---|
| Friend, family | Salut Karim, / Chère Inès, | À bientôt ! / Bises, / Je t'embrasse, |
| Colleague, neighbour you know | Bonjour Paul, / Bonjour Madame Roux, | Bonne journée, / À bientôt, / Bien à vous, |
| Work email | Bonjour Madame Leroy, / Madame, Monsieur, | Cordialement, / Bien cordialement, |
| Letter to a government office (city hall, prefecture, benefits office) | Madame, Monsieur, | Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. |
| Complaint | Madame, Monsieur, | Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. |
| Job application | Madame, Monsieur, / Madame la Directrice, | Je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, l'expression de mes salutations respectueuses. |
Letter or email: what changes
- A formal letter follows a fixed order: your details, the recipient's details, place and date, subject line, greeting, body, full closing, then signature.
- An email is shorter. It often opens with « Bonjour » followed by the name, and ends with a short phrase: « Cordialement », « Bien cordialement », « Bien à vous ».
- For an email to a government office, or for an important matter (complaint, cancellation), you can keep the full letter closing. It is never a mistake.
Complete examples of message endings
Practice examples we wrote ourselves: notice how the last sentence of the text leads into the closing. In order: an email to a friend, a work email and a complaint letter.
Courriel à un ami : « Dis-moi vite si samedi te convient, je réserve la table dès que j'ai ta réponse. À très vite, Lina »
Courriel professionnel : « Je vous remercie par avance de votre retour et reste à votre disposition pour tout complément. Bien cordialement, Lina Haddad »
Lettre de réclamation : « Je vous demande donc de bien vouloir procéder au remboursement de cette somme sous quinze jours. Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées. Lina Haddad »
Traps to avoid
- « Je vous prie d'agréer » rather than « Veuillez agréer »: both are used, but « veuillez » is an imperative, which many readers find a little curt in a polite closing.
- You « agréer » (accept) « l'expression de » something: « Je vous prie d'agréer l'expression de mes salutations distinguées ». With « recevoir », simply write « Je vous prie de recevoir mes salutations distinguées ».
- « Sentiments » or « salutations »? « Mes salutations distinguées » suits everyone. « Mes sentiments distingués » is older and more personal: avoid it with a stranger.
- No « Cordialement » on its own at the end of a letter to a government office: it is for emails and everyday work exchanges.
- Watch out for a participle at the start of the sentence: « En espérant une réponse rapide, veuillez agréer… » is incorrect, because it is not the reader who is hoping. Write: « Dans l'espoir d'une réponse rapide, je vous prie d'agréer… ».
- « Chère Madame » assumes you know the person. For a stranger, simply write « Madame, ».
In the TCF: writing Task 1
Task 1 of Expression écrite in the TCF Canada and TCF Québec asks for a message of 60 to 120 words to a recipient named in the instructions: a friend, a neighbour, a manager. The opening and the closing show at once whether your register is right, which the sociolinguistic criterion assesses.
In a short message, a brief, well-chosen phrase is better than a long administrative closing in the wrong place: « À bientôt » for a friend, « Bien cordialement » for a manager you address as « vous ».
A common mistake
✗ En espérant une réponse favorable, veuillez agréer, Madame Martin, mes sentiments distingués.
✓ Dans l'attente d'une réponse favorable, je vous prie d'agréer, Madame, l'expression de mes salutations distinguées.
The participle « en espérant » refers to the reader, not to you. In a formal letter, you do not add the surname after « Madame ». « Je vous prie d'agréer » is more courteous than « veuillez agréer », and you « agréer » « l'expression de » your salutations.
Frequently asked questions
Which closing should you put at the end of a French letter?+−
Should you write « Je vous prie d'agréer » or « Veuillez agréer »?+−
Can you end a letter with « Cordialement »?+−
« Salutations distinguées » or « sentiments distingués »?+−
Which closing for a complaint letter?+−
Practice exercise with answers
1. Vous écrivez à une agence immobilière que vous ne connaissez pas. Quelle formule d'appel choisir ?
2. Votre lettre commence par « Monsieur le Directeur, ». Quelle fin est correcte ?
3. Quelle phrase est correcte ?
4. Courriel à votre amie Sofia pour confirmer un dîner. Quelle fin choisir ?
Next step
- Lesson: Writing Task 1: how to nail the message
- Lesson: Writing a request or a complaint
- Lesson: Reader and register: « tu » or « vous »?
Put this lesson into practice
Write a TCF task and get an estimated level based on the official criteria. With the 14-day free trial. How we check the correction